Warum Angebote so oft in Excel entstehen
Weil Standardsoftware Ihre Preislogik nicht kennt. Staffelpreise nach Menge, Zuschläge für Sondermaße, Rabatte, die nur die Geschäftsführung freigeben darf, Materialpreise, die sich wöchentlich ändern – all das steckt in einer Excel-Datei, die jemand vor Jahren gebaut hat und die niemand anfassen will. Das Angebot wird daraus kopiert, in Word formatiert, als PDF verschickt und im CRM als „versendet“ markiert. Wird es ein Auftrag, beginnt die Erfassung von vorn.
Das Problem ist nicht Excel. Das Problem ist, dass die Logik Ihres Geschäfts in keinem der Werkzeuge zu Hause ist.
Angebot, Auftrag, Rechnung – ein Datensatz, der wächst
In einer individuellen Angebots- und Auftragsverwaltung ist die Kalkulation Teil der Software: Ihre Artikel, Leistungen und Preisregeln sind hinterlegt, Zuschläge und Rabatte rechnen sich nach Ihren Vorgaben, Freigaben laufen dorthin, wo sie hingehören. Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung – ohne dass jemand Positionen noch einmal eintippt. Das Angebotsdokument entsteht in Ihrem Layout, versioniert, mit Historie.
Weil das Modul auf demselben Datenbestand arbeitet wie das CRM, sieht der Vertrieb alle Angebote eines Kunden, und weil die Projekt- und Zeiterfassung den Auftrag kennt, lässt sich später nachvollziehen, ob die Kalkulation gestimmt hat. Die Buchhaltung binden wir per Schnittstelle an – DATEV, Lexware oder was Sie heute nutzen –, statt sie zu ersetzen.
